1 — Qué es
Tras el fallecimiento de una persona, se requiere un conjunto específico de documentos para cumplir con cada obligación legal, económica, administrativa y personal que su muerte genera para la familia que sobrevive.
Estos documentos cumplen varias funciones: acreditar oficialmente el fallecimiento, identificar a los herederos, establecer el valor de la herencia y autorizar la transferencia o el cierre de bienes y cuentas.
Saber exactamente qué documentos se necesitan, y dónde encontrarlos, reduce drásticamente el tiempo, el coste y la carga emocional de gestionar una herencia.
2 — Por qué es importante
- Retrasos importantes en la liquidación de la herencia cuando hay que buscar los documentos durante el duelo
- Cuentas bancarias e inversiones inaccesibles durante meses por falta de documentación
- El albacea o heredero no puede actuar legalmente sin los documentos de autorización adecuados
- La herencia pasa al Estado porque no se pudo identificar ni acreditar a ningún heredero
- Pérdidas económicas continuas por domiciliaciones, suscripciones u obligaciones de préstamos que pasan desapercibidas
- Sanciones fiscales por incumplir plazos de presentación durante un periodo de duelo desorganizado
3 — Cuándo aplicarlo
- Prepara este mapa de documentos ahora, antes de que sea necesario, para ti y para cada uno de tus padres
- Tras cualquier fallecimiento en la familia, utilízalo como lista de comprobación definitiva
- Al redactar o actualizar un testamento, adjunta un mapa de documentos para guiar a los albaceas
- Como parte de una revisión anual de los documentos familiares
4 — Procedimiento
- 1Consigue el certificado médico de defunción del médico que atendió inmediatamente después del fallecimiento.
- 2Inscribe la defunción y obtén el certificado oficial de defunción del Registro Civil.
- 3Solicita al menos 10 copias certificadas del certificado oficial de defunción en el registro.
- 4Localiza y resguarda el testamento original, si existe, y cualquier codicilo relacionado.
- 5Reúne todos los documentos de identidad de la persona fallecida: DNI, pasaporte, carné de conducir y NIF.
- 6Recopila todos los documentos financieros: extractos bancarios, carteras de inversión, documentos de pensión y pólizas de seguro de vida.
- 7Reúne todos los documentos de propiedad: escrituras de inmuebles, permisos de circulación de vehículos y extractos hipotecarios.
- 8Localiza todas las pólizas de seguros: vida, hogar, vehículo y salud, y notifica a cada aseguradora.
- 9Recopila los documentos fiscales: última declaración de la renta, recibos del impuesto sobre bienes inmuebles y cualquier deuda fiscal pendiente.
5 — Checklist
- Certificado médico de defunción conseguido
- Certificado oficial de defunción inscrito y obtenido
- Al menos 10 copias certificadas del certificado de defunción obtenidas
- Testamento original y codicilos localizados y resguardados
- Todos los documentos de identidad de la persona fallecida reunidos
- Todos los documentos de cuentas bancarias y de inversión recopilados
- Todos los documentos de propiedades y vehículos reunidos
- Todas las pólizas de seguros localizadas y aseguradoras notificadas
- Documentos fiscales y última declaración de la renta recopilados
- Notario o abogado designado para la tramitación de la sucesión
6 — Documentos implicados
- Certificado médico de defunción
- Certificado oficial de defunción (Registro Civil)
- Copias certificadas del certificado de defunción (mínimo 10)
- Testamento original y cualquier codicilo
- DNI y pasaporte de la persona fallecida
- Documento de identificación fiscal (NIF) de la persona fallecida
- Extractos de cuentas bancarias y carteras de inversión
- Escrituras de inmuebles y documentación catastral
- Permisos de circulación de vehículos
- Pólizas de seguro de vida y de renta vitalicia
- Pólizas de seguro de hogar y de contenido
- Documentos de pensión y derechos de la Seguridad Social
- Última declaración de la renta y notificaciones fiscales pendientes
- Extractos de préstamos e hipotecas