1 — Qué es
Los documentos de identidad son los registros oficiales que demuestran quién eres ante las administraciones públicas, empleadores, bancos, servicios sanitarios y muchísimas otras instituciones.
Incluyen documentos de identidad con foto emitidos por las autoridades, pasaportes, carnés de conducir, números de identificación fiscal, tarjetas de la seguridad social y permisos de residencia.
Gestionarlos de forma proactiva significa conocer sus fechas de caducidad, tener copias compulsadas a mano y guardar de forma segura tanto los originales como las copias digitales.
2 — Por qué es importante
- Descubrir en el aeropuerto que el pasaporte ha caducado provoca vuelos perdidos y planes de viaje arruinados
- La suplantación de identidad pasa desapercibida más tiempo cuando los documentos no se controlan con regularidad
- Ofertas de trabajo retiradas porque no se puede completar a tiempo la verificación de identidad requerida
- Servicios bancarios y financieros bloqueados cuando el documento de identidad no coincide con el nombre o la dirección actuales
- Situaciones de emergencia agravadas cuando los servicios de rescate no pueden identificarte
- Niños que no pueden viajar ni acceder a servicios porque sus documentos están caducados o se han extraviado
3 — Cuándo aplicarlo
- En cuanto un documento se acerque a su fecha de caducidad (empieza la renovación con 6 meses de antelación para los pasaportes)
- Tras un cambio de nombre por matrimonio, divorcio o resolución judicial
- Al trasladarte a un nuevo país o cambiar de residencia
- Después del robo o la pérdida de cualquier documento de identidad
- Al añadir un recién nacido o una persona dependiente a los documentos familiares
4 — Procedimiento
- 1Crea un inventario completo de todos los documentos de identidad de cada miembro de la familia, anotando el tipo de documento, la autoridad emisora, el número y la fecha de caducidad.
- 2Programa recordatorios en el calendario 6 meses antes de la caducidad de cada documento.
- 3Escanea ambas caras de cada documento en alta resolución y guárdalas como PDF fechados.
- 4Guarda las copias digitales en una caja fuerte cifrada con una estructura de carpetas clara por miembro de la familia.
- 5Conserva al menos un juego de copias compulsadas en un lugar separado de los originales.
- 6Si un documento se pierde o te lo roban, comunícalo de inmediato a la autoridad emisora y presenta una denuncia.
- 7Tras cualquier cambio de nombre, actualiza todos los documentos en un orden lógico: primero el registro civil, luego el DNI, después el pasaporte y por último el carné de conducir.
- 8Comprueba que todos los documentos reflejen tu nombre y dirección actuales antes de cualquier trámite importante.
5 — Checklist
- Inventario de todos los documentos de identidad con sus fechas de caducidad creado
- Recordatorios en el calendario programados 6 meses antes de cada caducidad
- Ambas caras de cada documento escaneadas y guardadas
- Copias digitales guardadas en una caja fuerte cifrada
- Copias compulsadas en papel guardadas por separado
- Fechas de caducidad comprobadas para todos los miembros de la familia
- Nombre y dirección coherentes en todos los documentos
- Procedimiento de denuncia por pérdida o robo anotado
6 — Documentos implicados
- Documento nacional de identidad
- Pasaporte
- Carné de conducir
- Número de identificación fiscal / tarjeta de la seguridad social
- Permiso de residencia o visado (si procede)
- Partida de nacimiento
- Certificado de nacionalidad (si procede)
- Documentos de identidad de los hijos