1 — Wat het is
Na een overlijden is een specifieke set documenten nodig om elke juridische, financiële, administratieve en persoonlijke verplichting die het overlijden voor de nabestaanden meebrengt te vervullen.
Deze documenten dienen meerdere doelen: het overlijden officieel bewijzen, de erfgenamen vaststellen, de waarde van de nalatenschap bepalen en de overdracht of sluiting van tegoeden en rekeningen autoriseren.
Precies weten welke documenten nodig zijn — en waar je ze vindt — vermindert de tijd, kosten en emotionele last van de afwikkeling van de nalatenschap drastisch.
2 — Waarom het belangrijk is
- Aanzienlijke vertraging in de afwikkeling van de nalatenschap wanneer documenten tijdens de rouwperiode moeten worden gezocht
- Bankrekeningen en beleggingen maandenlang ontoegankelijk door ontbrekende papieren
- Executeur of erfgenaam kan niet rechtsgeldig handelen zonder de juiste machtigingsdocumenten
- Nalatenschap valt aan de staat toe omdat geen erfgenaam kon worden geïdentificeerd of bewezen
- Doorlopende financiële verliezen door onopgemerkte incasso's, abonnementen of leningverplichtingen
- Belastingboetes door gemiste indieningstermijnen tijdens een ongeordende rouwperiode
3 — Wanneer toepassen
- Stel deze documentenkaart nu op, voordat ze nodig is, voor jezelf en voor elk van je ouders
- Gebruik dit na elk overlijden in de familie als de definitieve checklist
- Bij het opstellen of bijwerken van een testament — voeg een documentenkaart toe om executeurs te begeleiden
- Als onderdeel van een jaarlijkse controle van de familiedocumenten
4 — Procedure
- 1Stel direct na het overlijden de medische overlijdensverklaring van de behandelend arts veilig.
- 2Geef het overlijden aan en verkrijg de officiële overlijdensakte van de burgerlijke stand.
- 3Vraag minstens 10 gewaarmerkte afschriften van de officiële overlijdensakte op bij de gemeente.
- 4Zoek het originele testament op, indien aanwezig, en eventuele codicillen, en stel ze veilig.
- 5Verzamel alle identiteitsdocumenten van de overledene: identiteitskaart, paspoort, rijbewijs, fiscaal nummer.
- 6Verzamel alle financiële documenten: bankafschriften, beleggingsportefeuilles, pensioendocumenten, levensverzekeringspolissen.
- 7Verzamel alle eigendomsdocumenten: eigendomsakten, kentekenbewijzen, hypotheekoverzichten.
- 8Zoek alle verzekeringspolissen op: levens-, woon-, auto-, zorgverzekering — en informeer elke verzekeraar.
- 9Verzamel de fiscale documenten: laatste aangifte, aanslagen onroerendezaakbelasting, eventuele openstaande fiscale posities.
5 — Checklist
- Medische overlijdensverklaring veiliggesteld
- Officiële overlijdensakte aangegeven en verkregen
- Minstens 10 gewaarmerkte afschriften van de overlijdensakte verkregen
- Origineel testament en codicillen gevonden en veiliggesteld
- Alle identiteitsdocumenten van de overledene verzameld
- Alle bank- en beleggingsdocumenten verzameld
- Alle eigendoms- en voertuigdocumenten samengebracht
- Alle verzekeringspolissen gevonden en verzekeraars geïnformeerd
- Fiscale documenten en laatste aangifte verzameld
- Notaris aangesteld voor de nalatenschapsprocedure
6 — Betrokken documenten
- Medische overlijdensverklaring
- Officiële overlijdensakte (burgerlijke stand)
- Gewaarmerkte afschriften van de overlijdensakte (minimaal 10)
- Origineel testament en eventuele codicillen
- Identiteitskaart en paspoort van de overledene
- Fiscaal identificatiedocument van de overledene
- Bankafschriften en beleggingsportefeuilles
- Eigendomsakten en kadastrale documenten
- Kentekenbewijzen
- Levensverzekerings- en lijfrentepolissen
- Woon- en inboedelverzekeringspolissen
- Pensioen- en socialezekerheidsdocumenten
- Laatste belastingaangifte en openstaande aanslagen
- Lening- en hypotheekoverzichten