1 — Was es ist
Ausweisdokumente sind die offiziellen Nachweise, die gegenüber Behörden, Arbeitgebern, Banken, Gesundheitsdienstleistern und unzähligen weiteren Institutionen belegen, wer Sie sind.
Dazu gehören von Behörden ausgestellte Lichtbildausweise, Reisepässe, Führerscheine, Steueridentifikationsnummern, Sozialversicherungsausweise und Aufenthaltstitel.
Sie vorausschauend zu verwalten bedeutet, ihre Ablaufdaten zu kennen, beglaubigte Kopien bereitzuhalten und sowohl Originale als auch digitale Kopien sicher aufzubewahren.
2 — Warum es wichtig ist
- Ein am Flughafen entdeckter abgelaufener Reisepass führt zu verpassten Flügen und durchkreuzten Reiseplänen
- Identitätsdiebstahl bleibt länger unentdeckt, wenn Dokumente nicht regelmäßig überwacht werden
- Stellenangebote werden zurückgezogen, weil die erforderliche Identitätsprüfung nicht rechtzeitig abgeschlossen werden kann
- Bank- und Finanzdienstleistungen werden gesperrt, wenn der Ausweis nicht mit dem aktuellen Namen oder der aktuellen Adresse übereinstimmt
- Notfälle werden verschlimmert, wenn Rettungskräfte Sie nicht identifizieren können
- Kinder können nicht reisen oder Leistungen in Anspruch nehmen, weil ihre Dokumente abgelaufen sind oder fehlen
3 — Wann anzuwenden
- Sobald sich ein Dokument seinem Ablaufdatum nähert (bei Reisepässen die Verlängerung 6 Monate im Voraus beginnen)
- Nach einer Namensänderung durch Heirat, Scheidung oder gerichtliche Anordnung
- Bei einem Umzug in ein neues Land oder einem Wechsel des Wohnsitzes
- Nach Diebstahl oder Verlust eines Ausweisdokuments
- Wenn ein Neugeborenes oder ein Angehöriger zu den Familiendokumenten hinzugefügt wird
4 — Vorgehensweise
- 1Erstellen Sie ein vollständiges Verzeichnis aller Ausweisdokumente jedes Familienmitglieds und notieren Sie Dokumententyp, ausstellende Behörde, Nummer und Ablaufdatum.
- 2Richten Sie Kalendererinnerungen 6 Monate vor dem Ablaufdatum jedes Dokuments ein.
- 3Scannen Sie beide Seiten jedes Dokuments in hoher Auflösung und speichern Sie sie als datierte PDFs.
- 4Bewahren Sie digitale Kopien in einem verschlüsselten Tresor mit einer klaren Ordnerstruktur je Familienmitglied auf.
- 5Bewahren Sie mindestens einen Satz beglaubigter Kopien an einem von den Originalen getrennten Ort auf.
- 6Wird ein Dokument verloren oder gestohlen, melden Sie dies umgehend der ausstellenden Behörde und erstatten Sie Anzeige bei der Polizei.
- 7Aktualisieren Sie nach jeder Namensänderung alle Dokumente in einer sinnvollen Reihenfolge: zuerst das Standesamt, dann den Personalausweis, dann den Reisepass, dann den Führerschein.
- 8Stellen Sie vor jeder wichtigen Transaktion sicher, dass alle Dokumente Ihre aktuelle Adresse und Ihren aktuellen Namen wiedergeben.
5 — Checkliste
- Verzeichnis aller Ausweisdokumente mit Ablaufdaten erstellt
- Kalendererinnerungen 6 Monate vor jedem Ablaufdatum eingerichtet
- Beide Seiten jedes Dokuments gescannt und gespeichert
- Digitale Kopien in verschlüsseltem Tresor aufbewahrt
- Beglaubigte Papierkopien getrennt aufbewahrt
- Ablaufdaten für alle Familienmitglieder überprüft
- Name und Adresse über alle Dokumente hinweg einheitlich
- Verfahren zur Verlust-/Diebstahlmeldung notiert
6 — Beteiligte Dokumente
- Personalausweis
- Reisepass
- Führerschein
- Steueridentifikationsnummer / Sozialversicherungsausweis
- Aufenthaltstitel oder Visum (falls zutreffend)
- Geburtsurkunde
- Staatsangehörigkeitsnachweis (falls zutreffend)
- Ausweisdokumente der Kinder